Guía de inicio rápido de Muchosol
El objetivo de este tutorial es enseñarle en unos pocos pasos cómo subir los alojamientos y configurar el sistema para empezar a conseguir reservas.
1. CONFIGURAR LA EMPRESA
Si nos fijamos en la pantalla principal del sistema, en la parte superior derecha tenemos “Configuración”
Cuando entremos podremos elegir entre:
- Configuración de la empresa
- Usuarios
Una vez dentro de configuración de la empresa, comprobaremos si son correctos los datos de contacto, correo electrónico, datos fiscales etc..
También podremos desde la anterior pantalla configurar usuarios del sistema.
2. INDICAR LOS PRECIOS DE LOS EXTRAS O SERVICIOS
Se accede a través del menú tarifas -> extras -> Listado
En este paso definiremos los precios de los servicios adicionales y las condiciones en que los aplicaremos.
Es muy práctico y nos ahorrará mucho tiempo porque hecho una vez no habrá que ir repitiendo los datos en cada alojamiento.
Hay que entrar en todos los extras y configurarlos uno a uno:
- En caso de no disponer la empresa de este servicio en ningún alojamiento se marcará la opción “no disponible”.
- Si el extra es opcional, marcaremos “se aplica si lo elige el turista”.
- Si es un extra que se aplica siempre a todas las reservas marcaremos “se aplica siempre”
Se trata de precios por defecto, que se aplicarán automáticamente cuando demos de alta un nuevo alojamiento (siempre que disponga de este extra).
En todo caso, desde la ficha individual de cada alojamiento, se podrán poner precios personalizados para ese alojamiento si se desea.
Un ejemplo: Si tenemos 20 villas y a todas aplicamos el mismo precio de sábanas, toallas, mascota,… lo marcaremos por defecto. Y luego dentro de cada una de ellas podremos poner si está o no incluida la limpieza, calefacción,…. y su coste.
3. DAR DE ALTA LOS ALOJAMIENTOS
Accedemos al alta de alojamientos desde el panel principal o desde el menú alojamientos, es indiferente
Deberemos introducir datos del alojamiento, como el tipo, nº de unidades si trabajamos por varias unidades para un mismo tipo de alojamiento, habitaciones, características, distancias etc..
El “Entorno y distancias” se debe de rellenar con la máxima información posible. Es lo que más preguntan los turistas. Las geolocalizaciones son muy importantes.
Es importante tener paciencia e introducir todos los datos. Esta información es la que aparecerá en la ficha del alojamiento traducida automáticamente a todos los idiomas. Cuanto más completa esté la ficha, menos dudas tendremos que contestar por email o teléfono y más tiempo ahorraremos en el futuro.
Además, una información completa del alojamiento generará más confianza en el turista y por tanto generará más reservas.
Es muy importante situar correctamente el alojamiento en el mapa. Para ello:
- a) Primero comprobaremos que la situación es correcta a partir de la dirección que introducimos. Sino se sitúa correctamente podemos intentar variar los campos , nº de calle etc.
- b) Si no es posible por la dirección , lo situaremos en el mapa de forma manual arrastrando con el ratón el icono de la casa a la situación correcta.
En este caso, la geolocalización se queda guardada.
Si trabajamos con varios alojamientos de un mismo tipo podremos:
1- Ponerlos en modo “cupo” un alojamiento con varias unidades disponibles.
2- Duplicar alojamientos similares y poner diferentes precios o galerías.
Por ejemplo: alojamientos de un mismo edificio, damos de alta uno para 2 personas, completamos la ficha y luego lo duplicamos, cambiando el nº de personas que admite, así como las camas.
Y si además, tenemos varios iguales de cada alojamiento que damos de alta, lo pondremos en modo cupos.
El tema de las galerías fotográficas lo explicaremos más adelante.
TRABAJAR CON CUPOS (Leer solo en caso de que trabaje con cupos)
Antes que nada, avisar a su comercial de que quiere poner un alojamiento o varios en modo cupos. Ya que no es una opción que venga por defecto.
Cuando damos de alta un alojamiento, marcaremos las unidades que quedan disponibles.
Y desde el calendario, controlaremos las unidades que quedan disponibles. Marcando si queremos abrir ventas o cerrar ventas.
Esto se realiza poniéndonos desde el planning sobre el nombre del alojamiento, botón derecho del ratón y seleccionaremos la opción que queremos y seguiremos los pasos que nos marca:
Si nos situamos sobre una casilla de un día en concreto de un alojamiento, podremos cambiar la disponibilidad para un alojamiento o varios en ese día.
DUPLICAR ALOJAMIENTOS
En el caso de que tenga que introducir alojamientos similares, puede ahorrar mucho trabajo utilizando la función “duplicar alojamiento”. Para realizar esta operación nos situaremos en el alojamiento que que queremos duplicar y pulsaremos en el botón “duplicar”, y luego simplemente editaremos el alojamiento duplicado con los cambios que necesitemos.
4. FOTOS Y DESCRIPCIONES
Una vez dados todos los alojamientos con sus características, entornos,… pasaremos a añadir las galerías.
Para ello, desde la misma ficha de cada alojamiento podremos dar de alta las fotos y las descripciones:
Los alojamientos iguales (con mismo precio y características) deben tener las mismas fotos y presentación.
Por lo que una vez creada la primera galería, entrando “Alojamientos -> Fotos y Descripciones” podremos agregar alojamientos a una galería ya creada.
Para ver más información respecto a este tema, le recomendamos que vaya a la ayuda específica de “Recomendaciones para subir fotos y descripciones”
Muchosol les puede dar servicio de un fotógrafo profesional y traductores nativos especializados en descripciones de alojamientos. Puede consultarnos precios aquí: product@muchosol.com
IMPORTANTE:
Ejemplo: 3 apartamentos en el mismo edificio iguales y con el mismo precio solo tendrán una presentación de fotos y textos. Una vez creada para el primero se asignará a los demás la misma.
5. PONER LAS TARIFAS
Este será el siguiente paso. La tarifa se puede crear de dos formas:
1- Directamente desde el alojamiento:
En este caso crearemos tarifa por tarifa. Pero si lo que queremos es asignar la misma tarifa a uno o varios alojamentos, es mejor seguir el siguiente método:
2- Desde el menú tarifas:
Una tarifa podemos asignarla a varios alojamientos. Recomendamos crear una sola tarifa para todos los alojamientos que tengan precios iguales o similares, y de esta manera ahorraremos tiempo a la hora de actualizarlas. Si trabajan en modo cupos, la misma tarifas sirve para todo el cupo.
Pondremos el nombre de la tarifa y en el desplegable seleccionaremos la que queremos o crearemos una nueva.
Los precios podremos introducirlos por temporadas (forma por defecto) , pero también es posible hacerlo día a día, o por semanas. Para elegir una u otra forma utilizaremos el selector “visualizar tarifas” .
Si optamos por introducirlo por temporadas se puede seleccionar introducir precios por una temporada completa o por una temporada pero para días diferentes.
Precio por una temporada: Del 1 de mayo al 30 de junio pondremos por ejemplo 50€ noche
Precio por temporada pero para días específicos, donde tendremos que repetir el proceso dos veces si queremos diferenciar entre semana del fin de semana: Del 1 de mayo al 30 de junio pondremos por ejemplo 50€ noche de lunes a viernes y fines de semana a 75€
Una vez introducidos los datos, aceptamos y podemos añadir una nueva temporada con precios diferentes.
Pero los precios también se pueden introducir y cambiar día por día, seleccionando la opción “visualizar tarifas día a día”.
Si es para cambiar tarifas porque es un puente, festivo,…. podremos hacerlos desde Descuentos y Suplementos para que los descuentos sean visibles en en la web.
6. REGLAS DE OCUPACION – Estancias mínimas, días entrada..
Debemos indicar al sistema las reglas de juego, o cómo y cuándo aceptaremos las reservas que nos entren por la web o portales.
Las reglas se introducen desde el menú “Reservas”, y también se pueden consultar o editar desde la ficha del alojamiento como hemos podido observar en capturas anteriores.
Las reglas de ocupación consisten en los días de estancia mínima que pediremos a los turistas que quieran reservar, y/o los días de entrada y salida obligatorios en su caso.
La regla de ocupación puede ser diferente para cada temporada del año.
Además podremos tener una única regla para todos los alojamientos (regla por defecto) o podremos crear diferentes reglas para cada grupo de alojamientos.
Hay que tener en cuenta que las reglas se definen para unas fechas y años, y si la regla caduca o no existe no se podrán hacer reservas.
7. BLOQUEAR PERIODOS
Para evitar Overbookings deberá bloquear los periodos reservados en nuestro sistema.
Esto se puede hacer mediante:
1- Su channel Manager: se hace de forma automática
2- iCal: el enlace que le genera su software o channel se pega en el calendario de cada alojamiento y de este modo bloquea directamente las fechas. Aunque no al revés.
3- Manualmente: Deberá entrar en el planning y siempre que tenga una reserva por su web u otro portal, bloquear el calendario en nuestro sistema con el botón derecho sobre el planning y Bloquear Periodo.
Lo mejor para bloquear periodos largos es hacer un “cierre de ventas” y para ello nos pondremos sobre el alojamiento, en vez del calendario y pulsaremos botón derecho del ratón y cerrar ventas.
9. UTILIZA LAS ALERTAS
Las alertas son el mejor amigo para mantener al día el sistema.
Se recalculan automáticamente cada día y avisan de posibles errores.
Además, pulsando sobre la propia alerta, te llevarán directamente el punto donde solucionar el problema.
En todo momento tendremos en la página de inicio una serie de links rápidos para una rápida gestión.
10. Sincronización por iCal
En el caso que tenga la opción de sincronizar la disponibilidad por iCal deberá seguir los siguientes pasos:
1- Entraremos en la ficha del alojamiento que queremos sincronizar
2- Arriba a la derecha pincharemos en CALENDARIO
3- Copiaremos el enlace iCAL de nuestro Channel Manager o Software
4- Lo pegaremos en la casilla de iCAL de Importancion
5- Para que se active, pulsaremos el boton “Importar Ical”, donde cada X tiempo se irá refrescando y nos marcará la última actualización.